;
Павел Новиков

Agile Life Planning: управление потоком задач

21.11.2017 2039
novikov_21_11_17_1.png


Цели этапа № 4 Agile Life Planning

Данный этап целиком и полностью посвящен регулярному планированию работы и выполнению задач на ежедневной основе. Если на предыдущих шагах Agile Life Planning фокус в основном был на общих целях, то теперь все внимание тому, как и когда делать конкретные шаги по их достижению. Фактически на данном этапе мы приходим к тайм-менеджменту и основные цели тут такие:
  • Видеть все задачи (текущие и долгосрочные), понимать, что и когда следует делать;
  • Иметь возможность отслеживать прогресс в выполнении задач, а значит и приближение к целям;
  • Анализируя текущие тренды и скорость выполнения задач, строить прогнозы на будущее;
  • Выявлять и отрабатывать взаимозависимости между задачами.

Уровни планирования и исходные данные

На планирование можно взглянуть с разных точек зрения:
  • В плане срочности и масштаба можно выделить ежедневную «текучку» и стратегические длительные задачи.
  • С точки зрения связанности задачи могут быть отдельными независимыми, а могут быть взаимосвязанными, составляющими единый проект.
На предыдущем этапе (этап № 3) работы с целями я уже писал, как провести анализ задач и сделать их классификацию по всем необходимым уровням и группам. Поэтому к данному шагу у нас уже есть список целей и задач, из которого ясно, что относится к текущим, что к долгосрочным задачам, понятно, какие задачи объединяются между собой в проекты. Теперь о том, как разобраться со всеми этими группами, построить простую и понятную структуру и организовать работу с задачами изо дня в день, шаг за шагом.


Как организовать планирование

В своей статье «Planning: метод работы со списком дел и текущими задачами» я подробно и с примерами разбирал свой вариант алгоритма работы со списком дел. Фактически данный метод – это результат синтеза нескольких подходов к тайм-менеджменту плюс мои собственные дополнения. Этот алгоритм универсален и отлично подойдет не только для повседневных дел, но и для работы со списком жизненных целей и задач. Ниже кратко опишу, как его применить для концепции Agile Life Planning.

1. Рабочий инструмент

В качестве основного рабочего инструмента предлагаю Microsoft OneNote. Это отличный электронный аналог бумажной записной книжки. Он прост и нагляден, как обычный блокнот требует минимум времени на его ведение. В то же время OneNote обладает хорошим набором функций для структурирования и быстрого поиска информации: вкладки, группы, тэги и ключевые слова.

Можно использовать и другое ПО или даже бумажный носитель. Главное, чтобы при выборе инструмента выполнялись условия:
  • можно быстро добавлять новые задачи, делать заметки, создавать напоминания;
  • все это удобно обрабатывать, сортировать и затем искать по определенным тегам/группам.

2. Как проводим первичное планирование

В первый раз все задачи, которые есть в списке после прохождения предыдущих этапов Agile Life Planning, разбиваем по группам согласно их типам и приоритетам. Создаем отдельные вкладки:
  • «Задачи» для списка на ближайший год и всех новых поступающих задач;
  • «Проекты» для связанных единой целью дел;
  • «Долгосрочные» для того, что не требует реализации в ближайший год, и в качестве общего хранилища идей.
На вкладке «Задачи» можно выделить подгруппы для разных временных периодов (неделя, месяц, квартал) и оставить категорию для новых, еще не разобранных пунктов.

В «Проектах», очевидно, делаем подгруппы для каждого из проектов. Тут будут находиться общие долгосрочные и комплексные задачи, которые показывают общую структуру проекта. Конкретные действия по проекту, которые необходимо выполнить в ближайшее время, переносятся на вкладку «Задачи».

3. Последующие циклы планирования и работы 

Далее, когда все задачи из первичного списка уже распределены, важно добавлять в эту структуру новые задачи и включать их в работу. Это делается в циклах:
  • Каждый день:
    • В начале дня делаем обзор сегодняшнего списка:  что было перенесено, что является новым. Расставляем для себя тактические приоритеты, оцениваем как и когда будет целесообразнее выполнить каждый пункт. 
    • Выполняются задачи текущего дня, выполненные стираются, невыполненные – отправляются в список следующего дня.
    • Новые задачи, которые приходят в течение дня и не требуют немедленного решения, выписываются в общий список. В конце дня этот бэклог «Неразобранное» анализируется и распределяется по соответствующим группам и подгруппам в соответствии с типами и приоритетами, часть ненужных «задач» при этом может быть удалена.
  • Раз в неделю:
    • Формируем список на ближайшую неделю, для этого в первую очередь берем бэклог дел из списка «Следующая неделя». Далее добавляем в этот же список невыполненные на прошедшей неделе задачи, при этом обязательно анализируем причины, по которым что-то не было сделано.
    • Просматриваем список задач из бэклога «Текущий месяц». То, что стало актуальным перемещаем, в планы на ближайшее время.
  • Раз в месяц:
    • В конце месяца необходимо провести обзор списка «Текущий год» и выбрать часть задач на следующий месяц. К этим задачам добавится и долг с прошлого периода, который нужно проверить на актуальность. Если что-то не было сделано за месяц, то, возможно, это вообще уже и не нужно. Неактуальные задачи можно удалить или перенести в «Долгосрочное», если они могут представлять ценность в будущем.
  • Раз в год:
    • Подводим итоги прошедшего года и формируем план для следующего. Для этого берем задачи из «Проектов» и раздела «Долгосрочное».
    • Помимо формирования плана и списка задач важно сделать и анализ «идей», и провести оценку общих целей.

novikov_21_11_17_2.png

Расскажи друзьям:

 
Оценка и обучение ИТ-специалистов по ключевым направлениям разработки программного обеспечения. Курсы от экспертов-практиков по языкам программирования, системному и бизнес-анализу, управлению проектами, тестированию ПО, архитектуре ПО. Luxoft Training – единственный учебный центр в России, авторизованный IIBA. Действует скидка 10% на обучение физических лиц.
   Подпишись на ежемесячный DigestLT
Успешная форма подписки.
Пользователь только что записался на курс ""
Спасибо!
Форма отправлена успешно.